Dit artikel is een hoofdstuk dat ik heb geschreven voor het dossier van Checklist Personeel met als thema Werving en Selectie.

—-

5 Het sollicitatiegesprek

Na een uitgebreide voorselectie, heeft u een aantal kandidaten uitgenodigd voor een nader gesprek. U krijgt een eerste indruk van de kandidaat en hij leert uw organisatie beter kennen. Voor beide partijen speelt het gesprek een belangrijke rol. U wilt aftasten of de kandidaat geschikt is voor de functie en hij bekijkt of de baan en organisatie bij hem passen.

Een sollicitatiegesprek voeren gaat niet vanzelf. Daarvoor is er eerst nog een gedegen voorbereiding nodig. Wat wilt u weten? Even belangrijk is natuurlijk het gesprek zelf. Achteraf kunt u de kandidaten beoordelen. Met behulp van beoordelingsformulieren gaat dit het gemakkelijkst en kunt u ook snel een vergelijking maken tussen de kandidaten. In dit hoofdstuk leest u meer over de eerste en tweede sollicitatieronde- en gesprekken.

5.1 De sollicitatieprocedure

Een sollicitatieprocedure bestaat meestal uit één of twee sollicitatiegesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek. Zeker bij simpele functies die gemakkelijk te vervullen zijn, moet u het niet moeilijker maken dan het is. Voor een belangrijke functie zult u echter meer moeite moeten doen. U wilt immers zeker weten dat de kandidaat geschikt is. In dat geval zal de sollicitatieprocedure dan ook uitgebreider zijn. Maar een belangrijke functie is niet hetzelfde als een hoge functie. Een receptioniste is bijvoorbeeld het visitekaartje van uw organisatie. En een afdelingssecretaresse zorgt ervoor dat alles op de afdeling soepel verloopt. Voor deze belangrijke (maar dus niet hoge) functies kunt u dus kiezen voor een uitgebreide selectieprocedure.

Uitgebreide selectieprocedure
Als het echter gaat om functies op managementniveau, kunt u besluiten om een assessment of psychologische test uit te voeren. U kunt zo meer te weten komen over de geschiktheid van een werknemer. Zeker bij leidinggevende functies is het van groot belang om de juiste persoon op de juiste plek te hebben.

5.2 De eerste gespreksronde

Nadat u een weloverwogen selectie heeft gemaakt uit de sollicitanten, is het tijd voor de eerste gespreksronde. U kunt een sollicitatiegesprek zien als een oriëntatie voor beide partijen. De kandidaat krijgt een eerste indruk van uw organisatie en de functie en u krijgt een beeld van wie de kandidaat is en of hij geschikt is voor de functie. In een eerste gesprek kunt u niet alles bespreken. Daarom wordt er vaak nog een tweede gesprek ingepland. U kunt echter wel proberen om zo veel mogelijk uit de eerste gespreksronde te halen.

5.2.1 Het gesprek voorbereiden
Een goed begin is het halve werk. Een onvoorbereid sollicitatiegesprek is weliswaar vaak gezellig maar verloopt ook rommelig. Om het gesprek zo soepel mogelijk te laten verlopen, kunt u het beste het een en ander voorbereiden. Dan boekt u betere resultaten. De kandidaat bereidt zich immers ook voor op het gesprek en hij mag verwachten dat u hetzelfde doet.

Bereid vragen voor
Zet van tevoren op een rij wat u precies wilt bespreken. Wat vertelt u over uw organisatie en de functie? En wat wilt u van de kandidaat weten (bijvoorbeeld persoonlijke vaardigheden, motivatie en werkervaring)? Bedenk vervolgens welke vragen u over deze onderwerpen wilt stellen. Het werkt prettig om van deze vragen een lijst te maken, zodat u puntsgewijs te werk kunt gaan.

Een goede vragenlijst voldoet in principe aan het volgende:
• De gestelde vragen gaan over de belangrijkste onderwerpen en functie-eisen. U heeft immers niet eeuwen de tijd en u wilt snel ter zake te komen.
• Een logische volgorde zorgt ervoor dat het gesprek soepel verloopt. Begin niet met gedetailleerde vragen over vorige werkgevers en eindig ermee de kandidaat iets over zichzelf te laten vertellen.
• De gestelde vragen zijn concreet. Als u specifieke vragen stelt, kan de kandidaat hier een duidelijk antwoord op geven.
• U vraagt alle kandidaten precies hetzelfde, zodat u later gemakkelijk kunt vergelijken.
• Aan het einde beoordeelt u de belangrijkste functie-eisen, zodat u snel een overzicht krijgt van meer en minder geschikte kandidaten. Vooral bij omvangrijke sollicitatieprocedures is dit erg efficiënt.
• Stel open vragen, zodat de kandidaat niet met ‘ja’ of ‘nee’ kan antwoorden. U komt op deze manier meer te weten over de kandidaat.

Tip:
U neemt een sollicitatiegesprek erg serieus en uw kandidaat doet dat ook. Een aantal tips om het gesprek in alle rust te laten verlopen:
• Zorg voor een rustige ruimte en regel die ruimte op tijd;
• Maak een goede tijdsindeling en houd die structuur vast;
• Voorkom storingen of onderbrekingen tijdens het gesprek. Laat uw werknemers weten dat u niet bereikbaar bent voor vragen en boek geen ruimte waar net verbouwd wordt;
• Plan voldoende tijd tussen de gesprekken, zodat u speling heeft als het gesprek uitloopt. Daarnaast kunt u gebruikmaken van deze vrije momenten om wat te eten of naar het toilet te gaan.

De sollicitatiecommissie
Vaak zijn er meerdere personen betrokken bij een sollicitatiegesprek. U bent er natuurlijk ook bij betrokken, maar het is misschien handig om een ervaren werknemer ook aan het gesprek te laten deelnemen. Niet alleen worden zo alle relevante aspecten van de functie behandeld, maar ieder brengt ook zijn eigen expertise in. U beantwoordt vragen over het salaris en cursusmogelijkheden en de werknemer kan meer vertellen over de afdeling en de functie zelf. Het is wel slim om een gespreksleider aan te stellen, zodat u het overzicht bewaart. Het is handig als de leider ook de vragenlijst invult. Wijk niet te veel af van deze lijst en houd de tijd in de gaten. Maak ook afspraken wie waarover oordeelt. Zo ontstaat er een sollicitatiecommissie die zorgt voor een professioneel en zorgvuldig voorbereid gesprek.

Tip:
Als u gebruikmaakt van uw eigen werknemers tijdens een sollicitatiegesprek, nodig dan iemand uit die in de toekomst moet samenwerken met de kandidaat en kijk hoe het klikt. Of laat een deskundige werknemer beoordelen of de vakkennis van de kandidaat op peil is. Dat kost u niets en levert wel veel nuttige informatie op.

5.2.2 Het gesprek zelf
Met een goede voorbereiding komt u al een heel eind. Het is nu zaak om het gesprek op de juiste wijze te voeren. Daar komt nog heel wat bij kijken. U wilt de kandidaat niet alleen op zijn gemak stellen, maar hem ook de juiste vragen stellen en de juiste antwoorden krijgen.

Nerveus
Voor een kandidaat staat er vaak veel op het spel bij een sollicitatiegesprek. De kans bestaat dus dat hij zenuwachtig is. U kunt de kandidaat met een paar simpele trucs op zijn gemak stellen, waardoor het gesprek soepeler verloopt. Op die manier krijgt u eerlijkere antwoorden en wordt het voor beide partijen een plezierig en informatief gesprek.

Tip:
Zo stelt u een kandidaat op zijn gemak:
• Bied een kandidaat altijd eerst wat te drinken aan. De sollicitant kan dan even de eerste indrukken van de organisatie verwerken, terwijl u wat te drinken inschenkt;
• Stel uzelf altijd even voor en vertel wat uw functie is. De kandidaat weet zo met wie hij te maken heeft;
• Begin met een informele vraag over een totaal ander onderwerp. Maak een opmerking over het weer of vraag naar hoe de reis is verlopen;
• Maak duidelijk wat de opbouw van het gesprek zal zijn;
• Geef aan hoe lang het gesprek ongeveer zal duren;
• Vertel de kandidaat wanneer hij vragen kan stellen, bijvoorbeeld tijdens of aan het einde van het gesprek.

Het verhaal
Als u de indruk heeft dat de kandidaat zich op zijn gemak voelt, kunt u beginnen met het inhoudelijke deel van het gesprek. Het is gebruikelijk om eerst iets te vertellen over de organisatie. Wie heeft het bedrijf opgericht, wanneer was dat en wat wordt er precies gedaan? U kunt de organisatiestructuur- en cultuur, de afdelingen en het aantal werknemers bespreken. Vervolgens gaat u specifieker in op de afdeling waar de kandidaat komt te werken en zijn toekomstige functie. Tijdens de tweede sollicitatieronde kunt u meer in details treden. Door meer over uw organisatie te vertellen, kan de kandidaat zich een beeld vormen en zich afvragen of hij bij uw organisatie past.

De vragen
Nu is het tijd om uw voorbereide vragenlijst in de praktijk te brengen. Geef de kandidaat hiervoor de ruimte om zijn verhaal te doen. Stel daarom open vragen (die beginnen met wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe), zodat de kandidaat wel een uitgebreider antwoord moet geven dan simpelweg ‘ja’ of ‘nee’. In het kader op de vorige pagina vindt u een aantal voorbeelden.

Kader:
Vragen tijdens gesprek
Met open vragen komt u vaak meer aan de weet. Een aantal voorbeelden:
• Waarom koos u voor uw studie?
• Wat spreekt u aan in uw huidige baan?
• Wat trekt u aan in deze functie?
• Waarom denkt u geschikt te zijn voor deze functie?
• Hoe gaat u om met conflicten?
• Wat zijn uw slechte eigenschappen?
• Wat zijn uw goede eigenschappen?
• Waarom wilt u weg bij uw huidige werkgever?
• Waarom zouden wij juist ú moeten kiezen?
• Wat wilt u bereiken in de toekomst?

Doorvragen
LSD is een veeltoegepaste interviewtechniek, die staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Ook bij sollicitatiegesprekken kan dit van pas komen. Luister goed naar de kandidaat en vat na een tijdje de besproken informatie even kort samen (‘dus als ik het goed begrijp…’). Als u niet tevreden bent met een kort of oppervlakkig antwoord, vraag dan door! ‘Kunt u dat nader toelichten met een voorbeeld?’ of ‘Kunt u daar meer over vertellen’ zijn typische doorvragen. U kunt ook even een stilte laten vallen. Voor de kandidaat is het dan duidelijk dat u het woord niet neemt en hij vervolgt dan zijn verhaal.

Tip:
De STAR-methode is ideaal om erachter te komen hoe een kandidaat in reageert als er een probleem ontstaat. U kunt vragen naar situaties uit het verleden: hoe heeft de kandidaat het toen opgelost? STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Werk gericht deze punten af. Wat was het probleem, wat was de taak van de kandidaat, welke actie(s) heeft hij ondernomen en waar leidde dat toe? Dit is een simpele en duidelijke methode om het werkgedrag van de kandidaat in kaart te brengen.

Kader:
Voorbeeld STAR-methode
Jurjen Quadvlieg laat in een sollicitatiegesprek weten dat hij behoorlijk stressbestendig is. U vraagt volgens de STAR-methode naar een voorbeeld hiervan uit het verleden. Jurjen geeft aan dat zijn huidige afdeling een groot verloop heeft gekend. U vraagt Jurjen wat zijn taak precies was en welke acties hij heeft ondernomen. Tot slot evalueert u de situatie door te vragen wat Jurjen precies geleerd heeft.

Vragen van kandidaat
Niet alleen stelt u tijdens een gesprek vragen, uw kandidaat zal dat ongetwijfeld ook doen. Vaak kunt u hier gewoon antwoord op geven. Kijk echter nog niet te ver in de toekomst. Vragen over promotiekansen, vakanties en het salaris komen pas in een later stadium aan bod. Vragen over de werktijden en opleidingsmogelijkheden kunt u echter gerust behandelen tijdens dit gesprek, omdat zij relevant zijn voor de functie.

Tip:
Het komt regelmatig voor dat bij het arbeidsvoorwaardengesprek de werknemer en werkgever het niet eens worden over het salaris. In zo’n geval kan soms de hele wervingsprocedure opnieuw worden ingezet. Geef daarom direct aan wat ongeveer het salaris zal zijn. Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek kan dan het uiteindelijke salaris besproken worden.

Vervolgprocedure
Sluit een sollicitatiegesprek altijd netjes af. Dat doet u door te vertellen hoe het vervolg van de sollicitatieprocedure verloopt. U kunt de kandidaat laten weten wanneer en hoe hij bericht ontvangt over een eventueel tweede gesprek. Zorg ervoor dat u geen valse hoop wekt bij een kandidaat en houd daarom uw toon neutraal.

Notities
Maak altijd notities tijdens een sollicitatiegesprek. Deze geheugensteuntjes helpen u om achteraf een beoordeling te schrijven. Als u de kandidaten allemaal op dezelfde manier beoordeelt, kunt u ze achteraf gemakkelijk met elkaar vergelijken. U kunt ook met uw gesprekspartners afspreken wie over welke onderwerpen aantekeningen maakt. Het is namelijk onmogelijk om een goed gesprek te voeren en overal notities van te maken. Door de taken te verdelen, krijgt u vaak een gedetailleerder beeld van de kandidaat.

Tip:
Wacht niet al te lang met het beoordelen van een kandidaat, maar doe dit direct na het gesprek. Plan hier eventueel tijd voor in. Hoe langer u steeds wacht, des te moeilijker het is om informatie weer terug te halen.

Sollicitatiecode
De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement (NVP) heeft onlangs een nieuwe sollicitatiecode opgesteld. Hierin staan basisregels waaraan de kandidaat en u zich moeten houden. Een sollicitant moet bijvoorbeeld alle vragen naar waarheid beantwoorden en u mag niet zomaar bij derden om informatie vragen zonder toestemming van de kandidaat. Ook de overheid probeert het sollicitatieproces enigszins te reguleren met een aantal regels. Die zijn terug te vinden in de Wet gelijke behandeling, Wet bescherming persoonsgegevens en Wet medische keuringen.

5.3 De tweede gespreksronde

Na de eerste gespreksronde heeft u al een keuze kunnen maken uit een aantal kandidaten. U gaat nu met een klein aantal kandidaten specifieker in op de inhoud van de functie en de organisatie. U kunt bespreken wat in het eerste gesprek niet aan bod is gekomen of u kunt de kandidaat een aantal praktijksituaties voorleggen in een assessment. Als u een officieel assessment afneemt, moet u dit al wel in de vacature melden. Ook kan het zijn dat nu andere gesprekspartners aanwezig zijn. Een vragenlijst is wederom van groot belang, evenals een goede voorbereiding. Deze verschilt in principe niet zoveel van de voorbereiding tijdens de eerste ronde, maar gaat inhoudelijk dieper op bepaalde zaken in.